Какая у меня прибыль? Или как управленческий учет позволяет процветать заведению

Когда речь заходит об управленческом учете, у многих сразу же возникает в голове сложный и скучный набор цифр, отчетов и таблиц. Вполне естественно, учитывая еще и путаницу
в разного рода учетах. Есть бухгалтерский учет, налоговый, финансовый и управленческий
— и все вроде как касается расходов и доходов. Ключевое — вроде как. Бухгалтерский и налоговый учет направлен на отчетность перед государством, финансовый учет — публичный,

а вот управленческий — это внутренний и единственный в своей главной цели — предоставить данные управленческих решений, полагаясь на факты.

На первый взгляд может показаться, что управленческий учет для кафе или ресторана — это лишняя трата времени. И за время своей работы в общепите (уже 15й год) я не раз видела ситуации, когда дела шли хорошо, но учета никакого не велось. И также, я наблюдала, когда эти бизнесы закрывались спустя 3 года.

Вы можете быть на слуху первое время, если ваш продукт «зашел» публике и к вам будут ходить толпы народа. Но отсутствие порядка приведет к потерям то тут, то там — и вот мы сталкиваемся с задержкой оплат поставщикам или выплат зарплат, потому что на счетах нет достаточно средств, а мы зарабатываем! Сотрудники ходят в недоумении — такие посадки, а зарплату выплатить не могут!

Собственник решает, что возможно стоит экономить — первое, чаще всего попадает под «нож» — это маркетинг, и вот, у нас уже меньше трафик гостей.
Дальше мы начинаем сокращать штат или снижаем оплату труда, затем экономить на продуктах — и вот уже наш сервис и меню роняют качество.

Сам по себе учет не является панацеей, он вообще ничего не делает, кроме одного — в цифрах показывает состояние вашего бизнеса. Что-то вроде градусника. Однако он позволяет владельцам и управляющим понять, как работают все бизнес-процессы и где ресторан теряет деньги. Это карта, которая показывает, куда идут ресурсы и почему результаты не всегда такие, какими мы их себе представляли.

Мы нанимаем «Гуру», которые обещают золотые горы выручки, раскручивая ваш инстаграм или придумывая навороченное меню, но все не то. Ничего не помогает. В какой-то момент собственнику надоедает вкладывать деньги из собственного кармана или же выкручиваться как-то перед поставщиками и сотрудниками и он решается закрыть заведение. Это всегда тяжело: столько времени и сил было вложено. А ведь были такие планы!

Некоторые скажут, что это стандартный «возраст» ресторанного бизнеса, нужно просто открыть новое заведение. Но именно отсутствие грамотного подхода в управлении бизнесом (а управленческий учет является неотъемлемой частью такого) ведет к плачевному результату.

Зачем ресторану управленческий учет?

Финансовая структура ресторана

Одна из важнейших частей управленческого учета — это понимание финансовой структуры ресторана. Многие владельцы и управляющие ошибочно думают, что главное — это доходы от продаж. Но на самом деле прибыль определяется не тем, сколько денег пришло в кассу, а тем, сколько осталось после того, как все расходы покрыты.

Отчет о прибылях и убытках (Далее, ОПиУ), так же именуемый
как P&L (Profit and Loss), является одним из 3х отчетов-китов, на которых стоит весь управленческий учет.
Но именно он отвечает на вопросы:

• Насколько эффективно работает мой бизнес?
• Сколько я получаю на каждый вложенный рубль?

Я всегда говорю своим клиентам: «Если вы не понимаете, откуда приходят деньги и на что они уходят, вы не сможете контролировать бизнес. Этот отчет как рентген — он показывает все слабые места ресторана и дает понять, что нужно улучшить».

Отчет о прибылях и убытках

Рентабельность показывает, сколько вы получаете на каждый вложенный рубль.

ОПиУ показывает рентабельность Вашего бизнеса.

Отчет о прибылях и убытках — показывает эффективность вашего бизнеса. О нем сегодня мы поговорим подробнее ниже.

Балансовый отчет (Balance) — показывает текущее состояние активов бизнеса — сколько есть средств на расчетных счетах, в сейфах, в виде товары и имущества, а также суммы задолженности перед поставщиками и сотрудниками

Отчет о Движении Денежных Средства (ДДС), его также называют Cashflow — демонстрирует потоки денежных средства: с какого счета кому было оплачено.

Управленческий учет стоит на 3-х китах:

Контроль затрат — ключ к успеху

Однажды я работала с кафе, в котором не могли понять, почему у них такие большие затраты на продукты (в расчет бралась сумма закупов). После детального анализа выяснилось, что повара не работают по ТК (Технологическая карта, в которой прописана граммовка и выход каждого ингредиента) — они добавляли щедрые порции курицы в шаурму, считая, что — это круто и хорошо для гостя.
И да, действительно, большие сытные порции, где достаточно мяса — очень вкусно и классно для гостя.
Но вот цена в таком случае должна быть иной. А в их заведении цены ставились только от рынка — как в соседних точках с шаурмой или в кафе, так и у них.

В данном случае очевидных 2 решения — повысить цену, чтобы фудкост стал адекватнее. Или изменить ТК блюда.
Мы решили пойти третьим путем — проработать сырье, проработать ТК, изменить цены. Выяснилось, что товара уходит не только потому, что готовой курицы много кладут, но и само сырье теряло слишком много при обработке.
Мы сменили поставщика, стали покупать чуть дороже, но с меньшими потеряли.
Вторым этапом стал факт обработки этого сырья — слишком много выкидывалось.
Для меня очевидным было одно — человек, который занимает должность шеф-повара недостаточно компетентен для этой роли. Все технологические проблемы и вопросы с качеством сырья — это зона его ответственности.

Но как мы к этому пришли? Как докопались до курицы из сотен товаров на складах?
Первое, с чего я начала — проанализировала результаты инвентаризации. Мы провели несколько в течение одного месяца, чтобы выявить причины плохих показателей и именно благодаря ей нашли проблемные места, в том числе и с курицей. Контроль ключевых показателей — таких как результаты инвентаризации, фудкост, порча и т. п. — одна из зон ответственности как управляющего, так и шеф-повара (или любой другой ответственной должности за производство).

Управленческий учет — это не только про отчетность.
Он помогает контролировать затраты. В ресторане много статей расходов: продукты, аренда, зарплата, коммунальные услуги, маркетинг и так далее.
И все они могут сильно различаться в зависимости от сезона, гостей и даже вашего меню. Здесь важен не просто контроль, а постоянный анализ.

История основанная на реальных событиях

В своем курсе я рассматриваю такие показатели как Фудкост (себестоимость блюд и все, что к ней относится, в том числе и результаты инвентаризации) и Выручка (как влиять на нее, как анализировать
и прогнозировать, от чего она зависит).
Мы выясним какова настоящая валовая прибыль вашего предприятия
и какие стоит включить KPI для руководителей подразделений, чтобы бизнес работал наиболее эффективно.

А в этой статье хотела бы дать Вам образец ОПиУ, который всегда использую при постановке Управленческого учета и в курсе «Экономика с iiko: ключевые показатели и навыки».
Прямо сейчас Вы можете открыть свою. Iiko и сравнить — как ситуация складывается в Вашем бизнесе, какие статьи Расходов Вы ведете и контролируете, а какие упускаете.